Showbiz e mega eventi, un rischio complesso

Un giovane Jimmy Pallas era già allora il pro rep e coordinatore locale dello straordinario evento.

“Lo ricordo benissimo, piove sempre con Bruce – sorride Jimmy -, anche nel 2003 dovetti organizzare un’azione di salvataggio da allagamento nei box sotterranei dello stadio, nessuno si accorse di nulla … Bruce continuò senza alcun tentennamento il suo live perfetto”.

Sin dalla fine degli anni ’70, Pallas ha fatto da produttore, regista e coordinatore di migliaia di eventi in tutto il mondo.

Dal rock agli eventi di presentazione epocali di grandi corporation, gestendo nello stesso modo sia budget piccoli che da capogiro, con aspettative altissime dei committenti e degli spettatori.

“La preparazione, deve essere maniacale. Il vero rischio lo si corre principalmente il giorno dell’accettazione dell’incarico: ci devono essere i tempi necessari all’organizzazione e i budget utili per realizzare sia la magia nel wow factor che l’esecuzione che hai promesso. Ogni situazione ha peculiarità tali rispetto alle quali chi coordina e assume la responsabilità ultima deve creare la squadra giusta, assegnando piani di lavoro ultra dettagliati. È importante che ogni singolo membro dello staff e tecnico in ciascun livello gerarchico conosca alla perfezione ciò che gli è richiesto ma abbia altrettanta consapevolezza di quanto contemporaneamente faranno gli altri. Per avere l’attitudine necessaria si deve ricorrere al miglior personale disponibile in quel momento e in quella location, possibilmente personale esperto con compensi non sempre gratificanti ma di sicuro con anticipi generosi”.

“È vero, però oggi abbiamo strumenti raffinati, a partire dalle tecnologie utilizzate sul luogo dell’evento fino agli strumenti predittivi del meteo. Ricordo un evento alle Hawaii dove, convincendo il committente ad anticipare di mezzora l’orario d’inizio di un evento, ci risparmiammo uno scroscio d’acqua imponente, chiudendo l’ultima parte della performance al chiuso con un meraviglioso arcobaleno come sfondo”.

“In entrambi i casi bisogna interagire con trasparenza e professionalità con i soggetti decisivi in fase di autorizzazione dell’evento.

In Italia la fattibilità è legata alle autorizzazioni degli enti preposti, che sono oggi molto competenti e rigorosi. Se il piano preparatorio è condiviso e ben illustrato, allora il processo autorizzativo definisce per sua natura l’imponderabile: non si deve sbagliare su ciò che era pianificabile e su cui si è preso un preciso impegno. La fase burocratica di ottenimento del permesso, se vissuta con proattività e collaborazione, coincide con la fase di risk management.

Negli Usa lo showbiz è sempre assicurato e la fattibilità di un progetto è legata all’assicurabilità del rischio da parte di assicuratori molto specialisti, che divengono partner professionali in fase di progettazione”.

“La pirotecnica al chiuso, se realizzata con professionisti eccelsi, spesso stranieri, si controlla perfettamente. Penso ai concerti degli AC/DC di cui mi sono occupato. Così come il montaggio di mega screen a Dubai (ndr: il più grande misurava 126 metri di larghezza con oltre 270 tonnellate di tecnologie appese) in occasione di una convention di una corporation globale”.

“Essenziale è la certezza del diritto. Nel mio team il giorno dell’evento – parlando ovviamente solo di mega contratti – nel gruppo di professionisti coinvolti a garantire la buona esecuzione inserisco sempre un notaio, affinché possa certificare le eventuali anomalie occorse e le eventuali cause di cancellazione o circostanze anomale quantificabili, ad esempio i millimetri di acqua piovana caduti. Il patto deve essere certo, il rischio trasferibile e misurabile. Mi piacerebbe che anche nei mercati europei gli assicuratori assumessero una maggiore partecipazione ai processi di risk management come negli Usa: si diffonderebbero le assicurazioni degli eventi e migliorerebbero premi e condizioni”.

“Sinceramente, rispondo l’intangible asset della magia dell’evento. Un rischio inassicurabile che non si riconduce a specifici eventi avversi o inadempienze. Lo stakeholder, che sia cliente o spettatore, deve percepire l’unicum che si attendeva, in questo caso l’event producer non solo ha gestito bene il rischio ma è consapevole e gratificato di fare uno dei più pazzeschi e affascinanti mestieri al mondo”.